Читать книгу Саммари книги Девида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» онлайн

Как только вы рассортируете всю информацию по корзинам, постарайтесь избавиться от лишнего беспокойства по ее поводу.

Три действия, которые помогут вам добиться успеха:

1. сохраняйте незавершенные проекты и проблемы во внешней системе, а не в голове;

2. минимизируйте количество систем хранения;

3. регулярно и своевременно очищайте их от лишних данных.

Обработка имеющейся информации – очень серьезный этап, подразумевающий расчищение «корзин» от лишних данных по определенному алгоритму. В самом процессе нет ничего сложного, просто рассмотрите каждый блок и ответьте себе на вопросы: «что это такое» и «требует ли это ваших действий». На второй вопрос очевидны два ответа: «да» и «нет». При получении ответа «нет» вы можете принять три решения: удалить ненужную информацию, сохранить ее в качестве справочной, отложить ее «на всякий случай», как потенциально полезную.

При ответе «да» вы рассматриваете задачу в нескольких аспектах:

♦ какой результат нужен;

♦ какое следующее действие нужно совершить.

После этого вам остается принять решение, сделать ли работу самому, отложить задачу на некоторое время или делегировать ее выполнение третьему лицу.

Организуйте свои повседневные задачи в систему, состоящую из различных категорий, в любом удобном для вас формате (в блокноте, папке, или в виде файла). Отслеживайте следующие категории:

♦ список проектов и необходимые материалы по каждому из них;

♦ календарь событий, напоминания, связанные с ними;

♦ лист ожидания;

♦ список «возможно/когда-нибудь»;

♦ справочная информация.

Считайте проектом любое дело, для достижения результата в котором потребуется не единичное действие, а набор последовательных шагов. Вся информация, относящаяся к конкретному проекту, должна аккумулироваться в отдельной папке (физической или цифровой). Основные и вспомогательные материалы можно размещать в ней по принципу архивного хранения.

Категории и списки необходимых действий должны помочь вам в контроле над процессом реализации задачи. Используйте для этого систему напоминаний. В вашем рабочем календаре текущие дела должны фиксироваться в трех категориях: